Protokoller og regnskabsbøger er oftest i brug gennem mange år, så det ikke er muligt at aflevere disse til Arkivet.
I sådanne situationer kan det være en god løsning at foreningen sammen med Arkivet laver en registrering af foreningens materiale. Det kan være en støtte for foreningen, og Arkivet vil have en oversigt over, ”hvad der bør være til stede hos foreningens formand eller kasserer”.
Nogle foreninger har allerede en sådan ordning! 
Nye bestyrelser er meget velkommen til at kontakte Arkivet for et sådant samarbejde!