Vedtægter for Billund Kommunes Arkivudvalg.

§ 1. Formål.

Billund Kommunes arkivudvalg har til formål:

• At repræsentere lokalarkiverne i forhold til Billund Kommune.
• At indstille en fordeling af det kommunale tilskud til arkiverne efter de betingelser der er anført i dokumentet ”Retningslinjer for de lokalhistoriske arkiver i Billund Kommune”.
• At sikre arkivalier og indsamlingsdækning hvis et arkiv ophører.
• At fungere som samarbejdsforum for lokalarkiverne i Billund Kommune.
• At koordinere arkivernes indkøb og brug af specialudstyr.
• At medvirke til uddannelse af lokalarkivernes medarbejderne.

§ 2. Medlemmer.

• Arkivudvalget består af 1 repræsentant fra hvert lokalarkiv i Billund Kommune, forudsat lokalarkivet opfylder betingelserne i dokumentet ”Retningslinjer for de lokalhistoriske arkiver i Billund Kommune”.
• Medlemsarkiverne indsender senest hvert års 1. april skriftlig beretning og revideret regnskab for det foregående kalenderår til Billund Kommune.

§ 3. Arkivudvalget.

• Arkivudvalget udpeger selv formand, næstformand og kasserer blandt de af lokalarkiverne udpegede repræsentanter.
• Arkivudvalget vælger 2 af udvalget uafhængige revisorer.
• Afgørelser i arkivudvalget træffes ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
• Arkivudvalget holder ordinær møde mindst 2 gange om året, nemlig hvert forår og hvert efterår. Formanden kan skriftlig indkalde til ekstraordinært møde med 2 ugers varsel.
• På efterårsmødet, som afholdes senest hvert års 1. december, afgiver udvalget sin indstilling om fordeling af det kommende års kommunale midler til Billund Kommune.
• På forårsmødet, som afholdes senest hvert års 31. marts, fremlægges beretning og revideret regnskab for det forgangne kalenderår.
• Beretning og revideret regnskab indsendes til Billund Kommune.
• Formanden indkalder skriftligt til møderne senest 2 uger før mødets afholdelse.
• Arkivudvalget fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden.

§ 4. Økonomi.

• Arkivudvalget tegnes af formanden og næstformanden eller kassereren.
• Arkivudvalget hæfter alene for gæld med sin formue.
• Kassereren fører regnskab over de midler Billund Kommunes Arkivudvalg disponerer over.

§ 5. Ændring af vedtægter.

• Ændring af vedtægterne kan ske efter vedtagelse på to af hinanden følgende ordinære møder.
• Vedtægtsændringer kræver tilslutning fra 2/3 af repræsentanterne i arkivudvalget.
• Vedtægtsændringer sendes til Billund Kommune til orientering.