Vedtægter for Vorbasse Lokalhistoriske Arkiv
§ 1. Navn, hjemsted og arbejdsområde
Vorbasse Lokalarkiv er en selvejende institution. Dets hjemsted er Stadionvej 1, 6623 Vorbasse. Arkivet dækker Vorbasse og Skjoldbjerg kirkedistrikter.
§ 2. Formål
Arkivets formål er at
- indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, film- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke-kommunal og ikke-statslig proveniens med tilknytning til Vorbasse Sogns, dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid
- stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for Vorbasse Sogns historie
§ 3.
Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådan garanteres.
§ 4. Organisering
Vorbasse Lokalarkiv er organiseret under Arkivudvalget for Billund Kommune og deltager i møder, kurser, fællesregistreringer og andet arrangeret af dette.
§ 5.
Vorbasse Lokalarkiv er medlem af en landsdækkende arkivorganisation, der kan godkendes af Arkivudvalget. Arkivet er desuden medlem af den regionale kreds.
I øvrigt samarbejder Vorbasse Lokalarkiv med andre arkiver og beslægtede organisationer og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.
§ 6. Styrelse
Vorbasse Lokalarkiv forestås af en bestyrelse på fem medlemmer, hvoraf det ene medlem vælges af og blandt arkivets arbejdsgruppe . Bestyrelsen er selvsupplerende. Det tilstræbes at bestyrelsen har repræsentanter fra alle sognets områder.
Bestyrelsen konstituerer sig selv hvert år med formand og kasserer og fastlægger i øvrigt selv sin forretningsorden. Der laves referat af møderne. Arkivlederen fungerer som bestyrelsens sekretær. Formand og kasserer tegner Vorbasse Lokalarkiv.
§ 7.
Bestyrelsen ansætter/afskediger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til de gældende regler.
Bestyrelsen ansætter/afskediger det øvrige personale i samråd med arkiv-lederen.
§ 8.
Bestyrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares be-tryggende i godkendte arkivmaterialer, og er forsvarligt registreret efter retningslinier, der er godkendt af den arkivorganisation man er medlem af.
§ 9.
Bestyrelsen påser, at arkivets samlinger er offentligt tilgængelige under opsyn efter de gældende tilgængelighedsregler i en fast, bekendtgjort åbningstid mindst én gang månedligt.
§ 10.
Arkivalier med særligt personfølsomme oplysninger (personsager og lignende), som er utilgængelige i en vis periode, kan opbevares i et §-arkiv, indtil tilgængelighedsfristen er udløbet.
§ 11.
Kommunale og/eller statslige arkivalier, Vorbasse Lokalarkiv har i sine samlinger, eller som det måtte modtage, afleveres til et offentligt arkiv.
§ 12. Arbejdsplan
Bestyrelsen er ansvarlig for udarbejdelsen af en arbejdsplan og et budget og overholdelsen heraf.
§ 13. Økonomi
Vorbasse Lokalarkiv etableres og drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private.
§ 14.
Penge, som arkivet råder over, skal indestå på en for arkivet oprettet konto i et pengeinstitut.
§ 15.
Arkivets regnskab følger kalenderåret.
Arkivets regnskab revideres af to regnskabskyndige personer og underskrives af arkivets styrelse.
§ 16.
Det reviderede regnskab sendes sammen med årsberetningen og budgettet for det følgende år til Billund Kommune til godkendelse samt til evt. øvrige tilskudsgivere.
§ 17. Opløsning
Er der ikke grundlag for arkivets drift eller ophører Vorbasse Lokalarkiv af en eller anden grund, deponeres samlingerne andet sted efter aftale med Arkivudvalget for Billund Kommune, så deres forbliven i offentligt eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.
Eventuel formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter godken-delse i byrådet.
§ 18. Ikrafttræden
Vedtægterne træder i kraft efter vedtagelsen samt godkendelse i Arkivud-valget for Billund Kommune samt den anerkendte arkivorganisation, man søger medlemskab hos.
§ 19. Vedtægtsændringer
Disse vedtægter kan ændres på forslag fra bestyrelsen. Vedtægtsændringer skal godkendes af Arkivudvalget for Billund Kommune samt den arkivorganisation, man er medlem af.
Således vedtaget
Vorbasse den 18/2 2008.
Bestyrelsen pr. 15/3 2023:
Susanne Therkildsen Inger Donslund Anna Lise Andersen
Niels Jørgen Thomsen Søren Møller Madsen Ib Lykke Hansen
PS: Arkivets adresse er opdateret pr. 7/12 2017
Bestyrelsens sammensætning er tilpasset 7/8 2018
Bestyrelsens sammensætning er tilpasset 18/10 2020
Bestyrelsens sammensætning er tilpasset 15/3 2023
Bestyrelsens sammensætning er tilpasset 27/3 2024