Foreningsmaterialer afspejler oftest det folkelige liv i al dets mangfoldighed og bliver dermed vigtigt kildemateriale.
Derfor er det vigtigt, at det ikke går tabt. Mange protokoller o. l. har været opbevaret betryggende og findes nu i Arkivet. Andre er dukket op helt tilfældigt, og endelig er en del ældre arkivalier forsvundet.
Skiftende bestyrelsesmedlemmer kan naturligvis have svært ved at opbevare det hele og holde samling på det.

Derfor tilbyder Arkivet de nuværende bestyrelser at opbevare det materiale, som ikke bruges mere, og der er to muligheder:
-Arkivet virker som depot for foreningen, som bevarer fuldt ejerskab og  brugsret til det afleverede.
-Materialet afleveres som gave til Arkivet, men man kan fortsat benytte materialet i nødvendigt omfang.
 
For Arkivet er modellen ikke afgørende. Det vigtige er, at foreningerne og Arkivet sammen sikrer materialets fortsatte eksistens.